Modification des intervalles
Si la formation est déjà planifiée vous pouvez modifier chaque intervalle via l’écran suivant :
Les modifications sont entièrement manuelles, aucun calcul ne sera relancé !
Seule les règles d’intégrités suivantes sont imposées :
- la date de fin doit être supérieure ou égale à la date du début
- la date d’échéance doit être supérieur à la date du début de l’intervalle.
Les incohérences d’intervalles se chevauchant ou laissant une période non couverte sont laissées à la responsabilité de l’opérateur.
Les actions possibles sont :
- Le bouton “Réinitialiser” : Supprimer l’ensemble des intervalles et reviens à l’écran de planification.
- L’icône poubelle : Supprimer un intervalle
L’icône ciseau : Scinder un intervalle si sa durée le permet (un intervalle correspond au minimum à une journée)
L’icône crayon : Éditer un intervalle, permet de modifier l’ensemble des informations de l’intervalle via l’écran ci-dessous
Remarque : la date d’échéance fait son affichage en précisant l’heure et le jour de la semaine (en anglais). La génération automatique sera lancée à partir de cette date cf Quand sera lancée la génération automatique ?
Modifier un intervalle
Vous pouvez changer les dates en respectant les règles de cohérence (date de début < date de fin et échéance > date de début)
Génération automatique : coché si vous voulez ou non que la génération des attestations soit réalisée.
Fait : coché si vous souhaitez que cet intervalle soit pris en compte ou non par les traitements automatiques.
En décochant Fait sur un intervalle passé, vous demandez de générer à nouveau les attestations pour cet intervalle.
E mail à notifier : adresse mail qui recevra le compte rendu de la tâche. Si vous laissez vide ce champ aucun courriel ne sera lancé.
Détail du traitement automatique
On récupère l’ensemble des tâches qui ont une date d’échéance dépassée sans être marqué ‘Fait’.
Pour chaque tâche :
- si la génération automatique est demandée on génère les attestations de la formation.
- si l’adresse mail est renseignée on envoie un courriel
- on détermine la prochaine date d’échéance.
- on marque la tâche comme Faite
Courriel émit lors d’une génération d’attestations
Le lien offre un accès direct au rapport global de la formation, sur les dates de l’intervalle utilisé. Ce qui permet de télécharger directement les attestations générées.
Courriel émit lorsque des attestations sont à réaliser manuellement :
Un mail sera lancé pour chaque tâche exécutée (ayant une adresse mail non vide).